Evidencije o radnicima i radnom vremenu

Temeljem odredbi Zakona o radu (Narodne novine br. 149/ 09, nastavno ZR ) i odredbi Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 66/10, nastavno Pravilnik) poslodavci moraju voditi tri različite evidencije: evidenciju podataka o radnicima, posebnu evidenciju podataka drugih osoba na radu te evidenciju o radnom vremenu radnika.

1. Evidenciju o radnicima iz članka 3. st.1. Pravilnika poslodavac vodi od dana početka rada radnika do dana prestanka rada te istu čuva kao dokumentaciju trajne vrijednosti. Podatke je dužan pribaviti iz vjerodostojne dokumentacije koju mu je radnik obavezan dostaviti. Osim podataka iz st. 1. navedenog članka poslodavac je dužan voditi i druge podatke o kojima ovisi ostvarenje prava iz radnog odnosa ili u svezi sa radnim odnosom (trudnoća, majčinstvo, očinstvo, status samohranog roditelja, prof. bolest, invalidnost i sl. ). Evidencija se može voditi pisano na papiru ili u elektronskom obliku. Najavljeno je da će biti u prodaji usklađena, nova Matična knjiga radnika. Pravilnik detaljno propisuje obvezni sadržaj evidencije o radnicima.
2. Poslodavac je dužan voditi posebne evidencije o radnicima koje mu je ustupila agencija, učenika i studenata na praksi, osoba na stručnom osposobljavanju, redovitim studentima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih studentskih servisa. Evidenciju o radnicima iz članka 4. Pravilnika poslodavac počinje voditi danom početka njihovog rada kod poslodavca i ažurno je vodi do prestanka rada tih osoba kod poslodavca te istu čuva najmanje šest godina. Pravilnik detaljno propisuje obvezni sadržaj posebne evidencije.
3. Evidenciju o radnom vremenu radnika iz članka 8. Pravilnika vodi se po razdobljima isplate plaće i naknade plaće, a mora se voditi uredno, razumljivo i ažurno na završetku radnog dana radnika, a u slučaju da neki od tih podataka nije poznat na kraju radnog dana radnika, poslodavac je dužan isti evidentirati odmah po saznanju tih podataka. Poslodavac je dužan evidenciju o radnom vremenu imati u poslovnom prostoru, odnosno na mjestu rada radnika. Kao i kod prethodnih evidencija i ova evidencija se može voditi pisano na papiru ili u elektronskom obliku, pri čemu se mogu koristiti odgovarajuće kartice s jasnim pojašnjenjem značenja istih te se čuvaju najmanje šest godina. Pravilnik detaljno propisuje obvezni sadržaj evidencije o radnom vremenu.

Propust poslodavca da ne vodi evidenciju ili da ju ne vodi na propisani način te ako na zahtjev inspektora ne dostavi tražene podatke, prema članku 294. st.1. toč.1. i st.2. ZR-a predstavlja najteži prekršaj za kojeg je propisana novčana kazna za pravnu osobu od 61.000,00 do 100.000,00 kn, te za odgovornu osobu pravne osobe novčana kazna od 7.000,00 do 10.000,00 kn.